برگزار کردن ایونت یا رویداد چیست؟

ایونت انواع مختلفی دارد و برگزار کردن ایونت شرایط متفاوتی دارد. ممکن است گاهی این ایونت یک مراسم رسمی مثل یک سمینار یا یک همایش باشد یا یک مراسم غیر رسمی مثل یک مهمانی یا دورهمی معمولی دوستانه باشد. همه این مراسم ها به تعریف سوال ایونت چیست می پردازد. پذیرایی همایش و سمینار در حال حاضر تخصص کترینگ دنا شده است و این موضوع در چندین مراسمی که کترینگ دنا وظیفه پذیرایی و سرو را بر عهده داشته به وضوح نشان داده می شود.

برگزار کردن ایونت ها بسته به بودجه ای که برای ایونت ها در نظر گرفته شده است ممکن است بزرگ یا کوچک باشد. البته این بودجه بندی هم بستگی به ظرفیت ایونتی دارد که قرار است برگزار شود. کترینگ دنا برگزار کننده ایونت های شما می باشد که صفر تا 100 ایونت ها رو ساپورت و پشتیبانی می کند.

انواع ایونت کدامند؟

ایونت ها انواع مختلفی دارند که بسته به هدفی که برگزار می گردند دسته بندی می شوند:

ایونت خصوصی:

ایونت خصوصی مثل مراسم عروسی، دورهمی های دوستانه، جسن تولدها، سالگرد ازدواج و … می باشند که به عنوان ایونت های خصوصی شناخته می شوند.

ایونت شرکتی:

قطعا بارها واژه ایونت شرکتی به گوش شما خورده است. ایونت شرکتی انواع مختلفی دارد که با توجه موضوع برگزاری آن متفاوت است. ایونت شرکتی را اینطور تعریف می‌کنند که معمولا توسط یک شرکت یا سازمانی یک دورهمی از کارکنان و یا سهامداران آن شرکت تشکیل می‌شود برگزار می‌گردد. هر ایونتی مخاطب خصوص خود را دارد به عنوان مثال ایونت فروش برای فروش محصولات و خدمات به عام مردم برگزار می‌گردد ولی یک ایونت تقدیر و تشکر برای تجلیل از کارکنان و کارمندان یک شرکت یا سازمان به دلیل دستاوردها و یا تخصص و مهارت جدید که کسب کردند برگزار می‌گردد. سمینارها و کنفرانس ها را هم می‌توان به در دسته بندی ایونت های شرکتی گنجاند. کترینگ دنا به عنوان یکی از بزرگترین برگزار کننده های ایونت در ایران می باشد و خدمات کاملی برای ایونت ها ارائه می‌دهد.

سمینارها:

سمینارها یکی از ایونت هایی است که هدف آن ارائه اطلاعات مفید و جذاب به کاربران علاقه مند به آن موضوع می باشد. در حال حاضر سمینارها را به صورت آنلاین و حضوری برگزار می کنند که در دوران کرونا سمینارهای آنلاین به شدت مورد استقبال قرار گرفت. کترینگ دنا در حال حاضر به پشتیبانی سمینارها هم می پردازد و به صورت تخصصی در حال برگزاری سمینارها است.

پیش نیازهای برگزاری سمینارها:

برای اینکه بتوانید یک سمینار مطلوبی برگزار کنید باید چندین فاکتور را در نظر بگیرید:

• هدف شما از برگزاری این سمینار چیست؟
• چه تعداد مهمان در این سمینار شرکت می‌کنند؟
• بودجه ای که برای برگزاری سمینار در نظر گرفتید چه مقدار است؟
• تاریخ مشخص شده سمینار از یک ماه قبل
• سمینار در چه فضایی برگزار می‌شود؟
• قبل از برگزاری سمینار پروموشن تبلیغاتی را آماده کرده باشید.

کنفرانس ها:

کنفرانس ها نسبت به سمینارها ایونت بزرگتر و پیچیده تری است و کنترل و برنامه ریزی کنفرانس ها نیاز است دقیق و منظم باشد. دلیل این موضوع هم این است که در کنفرانس ها معمولا چندین سخنران باید کنفرانس را ساپورت کنند و موضوعات مختلف با میهمان های مختلف را باید بتوان سازماندهی کرد.

ورکشاپ:

ورکشاپ ها به عنوان یک ایونت تجاری محسوب می شوند و بسیار تاثیر گذار هستند. معمولا ورکشاپ ها را ارتباط بین یک شرکت یا سازمان را با همر اهانش محکم تر می کند و باعث ارتباط نزدیک با همراهان یک برند می شود. این موضوع تاثیر بسیاری برای جذب و نگه داری مشتریان وفادار دارد. ورکشاپ ها معممولا مثل یک کلاس درسی هستند که کورس ها و سرفصل ها کوتاهی دارند و برای تبادل اطلاعات شرکت یا سازمان با همراهان و مشتریان خود برقرار می شود. ورکشاپ را میتوان به صورت رایگان یا غیر رایگان برگزار کرد، میتوان به صورت حضوری و یا انلاین هم برگزار کرد. در حال حاضر و بعد از همه گیری کرونا ورکشاپ های آنلاین بسیار مورد استقبال قرار گرفت و باعث شد بسیاری از شرکت ها به سمت آنلاین بروند. اگر شما قصد برگزاری ورکشاپی را دارید چه به صورت آنلاین چه حضوری حتما از قبل باید برنامه ای مناسب برای تبلیغات و معرفی این ورکشاپ به مشتریان و فالوورهای خود ارائه دهید تا بتوانید افراد جدیدی برای ارائه خدمات و محصولات خود را بدست بیارید.

برگزار کردن ایونت ورزشی:

در واقع ایونت ورزشی همانطوری که مشخص است به اجماع ورزشکاران برای یک اتفاق و رویداد بزرگ است. مثلا جام جهانی یک ایونت ورزشی بزرگ است و شاید بزرگترین ایونت ورزشی جهان باشد.

ایونت خیریه:

رویدادها و ایونت های خیریه که معمولا شروع آنها با خیرین، سلبریتی ها و یا ورزشکاران بزرگ است که برای جمع آوری کمک به اقشار ضعیف جامعه برگزار می گردد و به آنها در رفع نیازهایشان کمک می شود.

برگزار کردن ایونت تفریحی:

رویداد ها یا ایونت های تفریحی خوب مشخص است برای سرگرمی برگزار می شوند. به عنوان مثال میتوان کنسرت ها، جنگ های شبانه را در دسته بندی ایونت های تفریحی قرار داد که در شهرهای مختلف ایران برگزار می شود و البته استقبال بسیاری از این مدل ایونت ها می شود.

همچنین بخوانید: بهترین کافه‌های تهران برای برگزاری ایونت و دورهمی

برگزار کردن ایونت های فرهنگی:

ایونت فرهنگی را اگر بخواهیم تعریف کنیم یک گردهمایی برای گرامیداشت و یا انتخاب فرد یا گروهی به عنوان برنده یک جشنواره می باشد. به عنوان مثال جشنواره فجر که بزرگترین گردهمایی فرهنگی ایران است را میتوان بهترین نمونه یک ایونت فرهنگی دانست. قابل ذکر است که کترینگ دنا وظیفه تهیه غذای جشنواره فجر سال 1400 را بر عهده داشته است و توانست یک تجربه عالی را برای حاضرین در قسمت پذیرایی و سرو غذا رقم بزند.

چگونه یک ایونت را برگزار کنیم؟

1 – مشخص کردن اهداف ایونت

باید قبل از برگزاری هدفتان را از برگزاری ایونت مشخص کنید که بتوانید بعد از اتمام ایونت ملاک برای اندازه گیری موفقیت یا عدم موفقیت ایونت داشته باشید که به اهدافتون رسیدید یا نه؟

2 – سازماندهی تیم برگزاری ایونت

باید قبل از برگزار کردن ایونت چندین تیم را مشخص کنید که بتوانید تمامی امور محول شده برای استارت و پایان ایونت را به خوبی هندل کنید و مشکل و اختلالی در کارها پیش نیاد. معمولا تیم برگزاری ایونت رو بخش های زیر تقسیم می‌کنند:

• مدیریت مکان
• مدیریت بلندگوها
• مدیریت سرگرمی
• مدیریت پذیرایی
• مدیریت تبلیغات
• اسپانسرها و حامیان مالی

3 – تعیین بودجه برگزار کردن ایونت

بودجه بندی ایونت ها و رویدادها مهمترین قسمت این موضوع است تا بتوان با خیال راحت این موضوع را به سرانجام رساند. بعضی از هزینه‌های بودجه بندی ایونت ها عبارتند از:

• هزینه محل برگزاری ایونت
• هزینه پذیرایی ایونت
• هزینه دکوراسیون ایونت
• هزینه کارمندان و مسئولین ایونت
• هزینه بازاریابی و تبلیغات ایونت
• هزینه های اضافی و سربار

4 – دریافت فیدبک از مهمانان

در نهایت شاید مهم ترین قسمت برگزار کردن ایونت ها دریافت فیدبک از مهمانان رویداد یا ایونت است. وقتی شما این کار را انجام می‌دهید می‌توانید برای برگزار کردن رویدادها و ایونت های بعدی آماده تر باشید و نواقص و مشکلاتی که از فیدبک مهمانان قبلی دریافت کردید را مرتفع کنید و یک ایونت بی نقص را برگزار کنید. کترینگ دنا در این اواخر با کار کردن به صورت تخصصی روی برگزاری ایونت ها توانسته بهترین کیفیت و را در برگزاری این نوع مراسم ها به مشتریان خود ارائه بدهد و یکی از قوی ترین نمونه کارهای این کترینگ قطعا سرو و پذیرایی در جشنواره فجر است که کترینگ دنا از عهده آن به خوب بر آمد و توانست رضایت مهمانان را در این موضوع جلب کند.